Ansøgere

1. INFORMATION OM BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

Din datasikkerhed er vigtig for os, og vi vægter derfor højt, at dine personoplysninger håndteres på en ansvarlig måde. Nedenfor kan du læse, hvordan Maxi Zoo Denmark A/S (herefter Maxi Zoo, "vi", "os" eller "vores") behandler personoplysninger om dig, når vi agerer som dataansvarlig. Du kan også læse om, hvilke rettigheder du har i forbindelse med vores behandling.

2. MAXI ZOOS ROLLE SOM DATAANSVARLIGE

Når du søger en stilling hos os, modtager og behandler vi en række personoplysninger om dig, vi bruger til de formål, der er beskrevet i dette dokument. 

De oplysninger, vi behandler som led i rekrutteringsprocessen, er nødvendige for, at vi kan kontakte dig, og at vi kan vurdere, om du er den rette kandidat til en ledig stilling hos os. De oplysninger, du giver os, bliver kun brugt i vores vurdering af dig som ansøger og i forbindelse med din eventuelle senere ansættelse.

I rekrutteringsprocessen behandler vi almindelige personoplysninger om dig, men det kan også ske, at vi behandler følsomme personoplysninger, oplysning om dit personnummer og/eller oplysninger om strafbare forhold.

Her kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi behandler om dig, når du søger en stilling hos os.
Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller til vores behandling af dine personoplysninger som led i håndteringen af din ansøgning og/eller dit rekrutteringsforløb, kan du kontakte Maxi Zoo her:

Maxi Zoo Danmark A/S
CVR: 10117224
Industriparken 21A, 3.

Kontaktoplysninger:
E-mail: hr.team@maxizoo.dk.

3. HVILKE PERSONOPLYSNINGER VI INDSAMLER OG FORMÅLET

Vi behandler personoplysninger om dig i en række forskellige situationer. Læs nærmere om vores behandling i de forskellige situationer nedenfor.

3.1 Når vi modtager din ansøgning i vores rekrutteringssystem

For at kunne behandle din ansøgning behandler vi de oplysninger om dig, som fremgår af din ansøgning, dit CV, din IP-adresse, dato og tidspunktet for din adgang til systemet, personlige præferencer, lønforventninger og andre medsendte dokumenter.
Det vil typisk være følgende oplysninger (listen er ikke udtømmende): Navn, adresse, fødselsdato, køn, telefonnummer, e-mailadresse, ægteskabelig status, uddannelsesmæssig baggrund, faglige kvalifikationer, karrierehistorik, sproglige og andre relevante kompetencer og skriftlige anbefalinger/referencer.

Vores grundlag for behandlingen er databeskyttelsesforordningen artikel 6(1)(b) og artikel 6(1)(f), fordi det er nødvendigt for os at behandle oplysningerne for at vi kan vurdere, om du er den rette kandidat til stillingen hos os.

3.2 Når vi vurderer din ansøgning

Vi vurderer specifikt hver enkelt ansøgers kvalifikationer ift. den opslåede stilling, og det sker ved manuel vurdering. Når vi har læst ansøgningerne, udvælger vi kandidater til ansættelsessamtale(r). De kandidater, som ikke bliver indkaldt til samtale, får besked om dette.

3.3 Til ansættelsessamtaler

I rekrutteringsprocessen gennemfører vi ansættelsessamtaler med fokus på både dine faglige og personlige kompetencer, jobbets indhold samt vores virksomhed som arbejdsplads. Vi noterer nogle af de oplysninger, der kommer frem under samtalen/samtalerne, til brug for den endelige evaluering af ansøgerne til stillingen. Det er kun relevante oplysninger, vi benytter i vurderingen af, om du skal tilbydes en stilling hos os.
Vores grundlag for behandlingen er aftalen med dig, efter databeskyttelsesforordningen artikel 6(1)(b) og interesseafvejningsreglen, da det er nødvendigt for os at behandle oplysningerne for at vi kan vurdere, om du er den rette kandidat til stillingen hos os.

3.4 Oplysninger fra sociale medier

Ved rekruttering til stillinger hos os kan det være relevant for os at søge yderligere oplysninger fra internettet, herunder fra sociale medier. Det gør vi for at kunne vurdere, om du har en profil, der passer ind i vores virksomhed og i den konkrete stilling.

Vores grundlag for behandlingen er vores legitime interesser i at vurdere, om du er den rette kandidat til stillingen hos os, efter databeskyttelsesforordningen artikel 6(1)(f). Der behandles kun følsomme oplysninger, hvis ansøgeren selv har offentliggjort disse efter databeskyttelsesforordningen artikel 9(2)(e).

3.5 Straffeattester

Ved rekruttering til visse stillinger er det nødvendigt at se en straffeattest. Vi vurderer altid ift. den enkelte stillings indhold, om det er nødvendigt at indhente en straffeattest. Vi indhenter kun din straffeattest, hvis vi vurderer, at det er realistisk at du kan komme i betragtning til stillingen.

Formålet med indhentelse af straffeattest er at vurdere kandidatens egnethed til jobbet. Hvis det er relevant, beder vi dig indhente straffeattesten og forevise den. Når vi har set straffeattesten, sletter vi den straks. Vi opbevarer således ikke oplysninger om dine eventuelle strafbare forhold.

Hvis du selv indhenter og foreviser straffeattesten for os, anses dette for at ske på baggrund af dit samtykke i overensstemmelse med databeskyttelseslovens § 8, stk. 3. Vi bruger databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1)(c) eller 6 (1)(f) som behandlingsgrundlag for vores efterfølgende behandling af oplysningen om, at vi har set din straffeattest. Dette gør vi med henblik på at kunne dokumentere, at vi har overholdt vores retlige forpligtelser og/eller vores interne sikkerhedspolitikker i forbindelse med din ansættelse.

3.6 Arbejds- og opholdstilladelse

For medarbejdere med et andet statsborgerskab end dansk er det en betingelse for ansættelsen, at de har en gyldig arbejds- og opholdstilladelse. For at sikre dette kan vi bede om en kopi af dit pas i forbindelse med ansættelsen.

Hvis dit statsborgerskab kræver, at du skal have en gyldig arbejds- og opholdstilladelse for at arbejde lovligt i Danmark, indhenter vi også kopi af din arbejds- og opholdstilladelse fra dig. Vi indhenter den både, når du bliver ansat, og når den skal forlænges.

Vores behandling af oplysninger i forbindelse med vores kontrol af din arbejds- og opholdstilladelse sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1)(c) og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, jf. udlændingelovens § 59, stk. 5), fordi vi efter udlændingelovens regler har pligt til at sikre, at du har en gyldig arbejds- og opholdstilladelse.

3.7 Helbredsoplysninger

I helt særlige tilfælde kan vi anmode dig om oplysninger om dit helbred. Det kan være relevant i de situationer, hvor en sygdom vil have væsentlig betydning for din evne til at varetage stillingen.

Hvis det konkret vurderes nødvendigt med helbredsoplysninger, vil vi angive, hvilke sygdomme eller symptomer på sygdomme, vi ønsker oplysninger om. Vi respekterer naturligvis de rammer og begrænsninger, som helbredsoplysningsloven sætter i den forbindelse. I sådanne tilfælde vil vi bede om dit samtykke, inden oplysningerne indhentes.

Vores grundlag for behandlingen er dit samtykke, efter databeskyttelsesforordningens artikel 9 (2)(a). Det vil i disse særlige tilfælde være nødvendigt for os at behandle oplysningerne for at kunne vurdere, om du er den rette kandidat til stillingen hos os.

3.8 Kreditoplysninger

I det omfang du skal varetage en særligt betroet stilling, herunder hvis du skal varetage en stilling som leder med økonomiansvar eller regnskabs- og bogholderiopgaver, vil vi kunne indhente oplysninger om din kreditværdighed hos kreditoplysningsbureauer. Hvis der under rekrutteringsprocessen indhentes oplysninger om din kreditværdighed, vil vi orientere dig særskilt derom.
Vores grundlag for behandlingen er vores legitime interesser i at kunne vurdere, om du er den rette kandidat til stillingen, efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1)(f).

3.9 Oplysninger om personlighedstests

For at kunne vurdere din ansøgning om ansættelse kan vi bede dig gennemføre en kompetence- og/eller personlighedstest for at afdække dine styrker og ressourcer i henseende til de relevante arbejdsforhold. 
Resultater af sådanne tests kan, i det omfang gældende lovgivning tillader det, anvendes til at træffe beslutning om eksempelvis ansættelse. 
Vores grundlag for behandlingen er vores legitime interesser i at vurdere, om du er den rette kandidat til stillingen hos os efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1)(f). 

3.10 Referencer

I nogle stillinger er det nødvendigt at indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere. Det gør vi for at kontrollere, at de oplysninger, du har givet os i ansættelsesforløbet, er korrekte og retvisende. Hvis vi indhenter referencer fra én eller flere af dine tidligere arbejdsgivere, registrerer vi, at vi har talt med en referent.

Hvis vi gerne vil indhente oplysninger om dig hos din nuværende eller tidligere arbejdsgiver, bliver du informeret om hvilke oplysninger, der bliver indhentet, herudover informeres du om fra hvem og hvornår oplysningerne er indhentet. . Det kan f.eks. ske ved, at det fremgår af det pågældende stillingsopslag, at referencer fra (tidligere) arbejdsgiver indhentes, eller hvis du selv har opgivet referencen. 

Såfremt vi ønsker at indhente oplysninger af mere beskyttelsesværdig karakter om f.eks. din sygehistorik, sikrer vi, at du er indforstået med dette inden disse oplysninger, indhentes om dig.

Vores grundlag for behandlingen er vores legitime interesse i at indhente referencer om dig forud for en eventuel ansættelsen efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1)(f).

4. OPBEVARING OG SLETNING AF OPLYSNINGER BEHANDLET I REKRUTTERINGSPROCESSEN

Hvis du får afslag, sletter vi de oplysninger, vi har registreret om dig, inden for 6 måneder. Formålet med opbevaringen er at kunne dokumentere rekrutteringsprocessen og grundlaget for afslaget.

Hvis du bliver ansat hos os, opbevarer vi oplysningerne fra rekrutteringsprocessen som en del af din personalemappe under din ansættelse for at kunne dokumentere historikken for dit ansættelsesforhold. Du vil modtage særskilt information herom i forbindelse med din ansættelse hos os.

5. OPBEVARING MED HENBLIK PÅ SENERE REKRUTTERING (CV-DATABASE)

I nogle situationer ønsker vi at gemme din ansøgning, selvom du har fået afslag, med henblik på senere rekruttering. Hvis vi vil gemme din ansøgning, beder vi om dit samtykke.

Vi opbevarer din ansøgning i 6 måneder til dette formål.

Vores grundlag for behandlingen er dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1)(a).

6. DELING AF DINE PERSONOPLYSNINGER MED ANDRE

I rekrutteringsprocessen er der andre, der vil kunne behandle dine personoplysninger. Det kan f.eks. være nødvendigt at videregive oplysninger om dig til vores koncernforbundne selskaber, hvis du giver tilladelse til det. Derudover kan vi dele dine oplysninger med følgende modtagere:

Offentlige myndigheder i forbindelse med etablering af fleksjob og tilsvarende ordninger

Eksterne rekrutteringspartnere.

Maxi Zoo kan videregive dine personoplysninger til andre leverandører og/eller serviceudbydere i forbindelse med den almindelige drift af vores forretning. 

Maxi Zoo kan endvidere videregive dine personoplysninger til en offentlig myndighed i situationer, hvor vi konkret er forpligtiget til at videregive dine personoplysninger i medfør af lovgivning og underretningsforpligtigelser, som vi er underlagt.
 
Vi videregiver ikke dine personoplysninger til andre modtagere medmindre dette er nødvendigt.

Vi forsøger at begrænse videregivelsen af data i personhenførbar form og dermed videregivelsen af oplysninger, som kan henføres til dig personligt.
 
Maxi Zoo overlader desuden dine personoplysninger til databehandlere. Vores databehandlere behandler alene dine personoplysninger til vores formål og på vores instruks.

7. OVERFØRSEL AF PERSONOPLYSNINGER TIL LANDE UDEN FOR EU/EØS

Vi kan i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger overføre oplysningerne til lande uden for EU/EØS (tredjeland).

Dine personoplysninger kan overføres til de lande, hvor EU-Kommissionen har vurderet, at databeskyttelsesniveauet er på højde med det beskyttelsesniveau, der er i EU/EØS (sikre tredjelande).

Vi kan også overføre dine personoplysninger til usikre tredjelande. Overførslen af dine personoplysninger til usikre tredjelande vil ske på baggrund af de af EU-Kommissionen udarbejdede Standard Contractual Clauses (SCC), der er specielt udarbejdet for at sikre et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau. Vi vurderer om overførselsgrundlaget er tilstrækkeligt og vedtager supplerende foranstaltninger, såfremt de er nødvendige for at sikre et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for overførslen.
 
Du kan læse mere om overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS på EU-Kommissionens hjemmesiden.
 
Ønsker du yderligere information om vores overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS, er du velkommen til at kontakte os.

8. OPBEVARING, DATAINTEGRITET OG SIKKEHED 

Når dine personoplysninger ikke længere er nødvendige, vil vi sikre, at de slettes på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde. 
 
Det er vores politik at beskytte personoplysninger ved at træffe tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.
 
Vi har implementeret sikkerhedsforanstaltninger, der skal sikre databeskyttelse for alle de personoplysninger, som vi behandler. Vi gennemfører regelmæssigt interne opfølgninger i forhold til tilstrækkeligheden og efterlevelsen af politikker og foranstaltninger.

9. DINE RETTIGHEDER

Som registreret har du en række rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
 
Du kan – ubetinget og til enhver tid – trække ethvert samtykke tilbage. Det kan ske ved at sende en e-mail til os (se e-mail ovenfor). Tilbagekaldelse af dit samtykke vil ikke have nogen negativ indvirkning. Det kan dog betyde, at vi ikke fremover kan opfylde specifikke anmodninger fra dig. Tilbagekaldelse af dit samtykke vil ikke påvirke lovligheden af behandlingen på grundlag af samtykke, inden det trækkes tilbage. Endvidere vil det ikke påvirke nogen behandling, der udføres på anden lovlig basis.
 
Du kan desuden – ubetinget og til enhver tid – gøre indsigelser gældende mod vores behandling, når den sker på baggrund af vores legitime interesse. 
 
Dine rettigheder omfatter også følgende:

Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig.

Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget og ufuldstændige personoplysninger fuldstændiggjort.

Ret til sletning (retten til at blive glemt): I særlige tilfælde har du ret til at få slettet personoplysninger om dig, inden det tidspunkt hvor vi almindeligvis vil slette dine personoplysninger.

Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle personoplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til at gøre indsigelse: Du har i visse ti fælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, og altid hvis behandlingen er med henblik på direkte markedsføring.

Ret til dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden.Ret til at indgive klage: Du kan til enhver tid indgive klage til Datatilsynet over vores behandling af personoplysninger. Se mere på www.datatilsynet.dk, hvor du også kan finde yderligere information om dine rettigheder som registreret.

10. OPDATERING AF VORES PRIVATLIVSPOLITIK

Fra tid til anden vil det være nødvendigt for os at opdatere denne privatlivspolitik. Vi gennemgår regelmæssigt vores privatlivspolitik for at sikre, at den er opdateret, retvisende og i overensstemmelse med gældende lovgivning og principper for behandling af personoplysninger Vi offentliggør nye versioner på vores hjemmeside.
 
Denne politik har versionsnr. 1 og er gældende fra den 25. april 2024.